As opções de ações são benefícios adicionais

Benefícios adicionais.

Quais são os benefícios adicionais?

Os benefícios adicionais são uma compensação adicional fornecida aos funcionários acima e além de um salário ou salário acordado. Além de ajudar os funcionários, oferecer benefícios adicionais ajuda os empregadores tremendamente a partir de uma perspectiva de recrutamento. Entre as empresas com foco semelhante, os empregadores podem achar que é um desafio atrair o talento desejado com base apenas no salário. Ao oferecer benefícios adicionais, especialmente aqueles que não estão disponíveis através de um concorrente, o empregador tem uma chance maior de atrair o nível de talento que precisa ou deseja.

Os benefícios adicionais são geralmente isentos de impostos, desde que certas condições sejam cumpridas. Os beneficiários de benefícios adicionais tributáveis ​​devem incluir o valor justo de mercado do benefício em seu lucro tributável para o ano.

Publicação do IRS 15-B - Employer's.

Acidentes e benefícios para a saúde.

Subsídio de Benefício.

Publicação do IRS 525 - Tributável E.

QUEBRANDO PARA BAIXO 'Benefícios Fringe'

Os benefícios incluem comumente seguro de saúde, cobertura de seguro de vida em grupo, assistência educacional, reembolso de assistência e creches, planos de refeitório, descontos a empregados, opções de ações para funcionários, uso pessoal de um veículo da empresa e outros. Se um benefício adicional é isento de impostos depende do tipo e, em alguns casos, do valor do benefício. Por padrão, todos os benefícios adicionais são tributáveis, a menos que sejam especificamente nomeados como isentos de impostos. (Os dados foram obtidos na publicação IRS 15-B, Guia Fiscal para Benefícios Fringe, 22 de fevereiro de 2018)

Benefícios isentos de impostos.

Os benefícios que normalmente são isentos do imposto de renda incluem o seguinte:

Acidentes e benefícios de saúde Prêmios de mérito Assistência de adoção Instalações esportivas Benefícios de minimização Benefícios de assistência a dependentes Assistência educacional Descontos de funcionário Opções de compra de empregados Cobertura de seguro de vida do grupo Cobertura de poupança Saúde (HSA) Hospedagem em estabelecimentos comerciais Refeições Devolução de despesas Serviços sem custo adicional. Serviços de planejamento de aposentadoria Redução de mensalidade Benefícios das condições de trabalho.

Todas essas isenções estão sujeitas a certas condições. Por exemplo, prêmios de desempenho são apenas isentos até um valor de US $ 1.600 para prêmios de plano qualificado e um valor de US $ 400 para prêmios de planos não qualificados. As despesas de mudança são isentas se as despesas forem dedutíveis se o empregado as tiver pago. Algumas isenções não estão disponíveis para funcionários altamente remunerados se os benefícios os favorecerem em relação a outros empregados; estes incluem descontos de funcionários, assistência de adoção e assistência de assistência dependente.

A maioria dos benefícios que estão isentos de imposto de renda também estão isentos de impostos de seguro social, de assistência médica e federal, mas não de todos: a assistência de adoção está isenta de imposto de renda apenas, por exemplo.

Qualquer benefício adicional não mencionado acima, ou qualquer um dos benefícios mencionados acima que não estejam em conformidade com as regras de isenção do IRS, é tributável. Os benefícios da condição de trabalho são tributáveis ​​na medida em que são para uso pessoal. Por exemplo, se um funcionário receber um computador da empresa, sua renda tributável incluiria o valor justo de mercado do computador multiplicado pela proporção do tempo que dedicam ao uso pessoal. Se eles só o usam para fins comerciais, não há receita tributável adicional. Se 80% de seu uso for pessoal, sua renda tributável deve incluir 80% do valor do computador.

Valorizando Benefícios Fringe.

Em geral, os benefícios adicionais são avaliados pelo valor justo de mercado. Esse é o valor que o funcionário pagaria pelo mesmo benefício em uma transação de terceiros. Todas as circunstâncias relevantes, como área geográfica e condições atuais do mercado, devem ser levadas em conta. O valor justo de mercado pode ser diferente do custo real para o empregador de fornecer o benefício; esse fato não afeta a avaliação.

Valorizar o uso de um veículo da empresa é mais complicado. Usar o valor de mercado justo é uma opção. Se o carro pudesse ser arrendado em uma base de centavos por milha, as milhas percorridas podem ser multiplicadas por uma taxa padrão de centavos por milha determinada pelo IRS (53,5 centavos em 2017). Se o empregador patrocinar um programa de compartilhamento de carona, três ou mais funcionários se deslocam regularmente para trabalhar em um veículo da empresa, e os funcionários não podem usar o veículo por motivos pessoais, o empregador pode usar uma tarifa de US $ 1,50 por funcionário por trajeto. Sob certas circunstâncias, o empregador pode usar um valor de locação anual ou proporcional rateado pelo IRS.

Quais são alguns exemplos de benefícios comuns?

Investopedia.

A maioria dos empregadores nos setores público e privado oferece aos empregados uma variedade de benefícios além dos salários declarados. Estas vantagens adicionais no trabalho, normalmente referidas como benefícios adicionais, são vistas como compensação por um empregador, mas geralmente não são incluídas no rendimento tributável de um empregado. Uma ampla gama de benefícios adicionais existe e o que é oferecido varia de um empregador para outro, mas os benefícios mais comuns incluem pacotes de seguro de vida, invalidez e saúde; reembolso de mensalidades ou assistência educacional; acesso ao centro de fitness ou descontos; refeições de funcionários e planos de lanchonete; assistência assistencial dependente; e contribuições do plano de aposentadoria.

Cobertura do seguro.

Os benefícios mais comuns oferecidos aos empregados incluem combinações de cobertura de seguro. Normalmente, os empregadores oferecem até US $ 50.000 em seguro de vida em grupo, cobertura de invalidez de curto e longo prazo e opções de seguro de saúde. Os empregadores geralmente compartilham o custo dos prêmios com os empregados, em um esforço para compensar o custo total para o empregado.

Assistência Educativa.

Outro benefício comum comum é a assistência educacional ou reembolso de matrícula para cursos universitários ou a conclusão de um programa de graduação avançada. Os empregadores que oferecem assistência educacional podem permitir que os funcionários trabalhem com horários flexíveis para que as obrigações de classe e trabalho possam ser integradas ou podem fornecer reembolso para todas ou parte das despesas do curso.

Assistência de Fitness / Acesso.

Para empregadores maiores, com amplo espaço, o acesso a uma academia no local é um benefício comum para os funcionários. Empregadores menores também podem oferecer associações de academia com desconto ou reembolso de equipamento de ginástica até um certo limite a cada ano.

Refeições e Planos Cafeteria.

Refeições ou planos de cafeteria com desconto também podem ser oferecidos aos funcionários como benefícios adicionais. Os empregadores reconhecem que o custo do almoço ou jantar quando os empregados trabalham até tarde pode aumentar rapidamente e, como tal, as refeições são fornecidas por alguns empregadores sem nenhum custo para o empregado.

Assistência Dependente.

A assistência à criança é outro benefício oferecido por alguns empregadores, pois trabalhar em tempo integral com crianças pode apresentar conflitos de horários e custos proibitivos de creches. Alguns empregadores maiores oferecem aos funcionários cuidados dependentes no local, com desconto ou sem custo, enquanto as empresas menores podem oferecer um bônus mensal aos funcionários com o objetivo específico de pagar pelos cuidados com os dependentes.

Contribuições do plano de aposentadoria.

Um dos mais importantes benefícios que um empregador pode oferecer são as contribuições para o plano de aposentadoria de um funcionário. Algumas empresas oferecem correspondências nos diferimentos de salário do empregado 401 (k), enquanto outras fazem contribuições qualificadas para planos de aposentadoria sem exigir que os próprios empregados façam contribuições. Isso pode ser uma ferramenta poderosa para economizar a longo prazo e fornecer uma remuneração total muito maior para os funcionários acima e além de seus salários.

A maioria dos empregadores oferece alguma variação de benefícios para os funcionários para tornar o ambiente de trabalho geral agradável para os trabalhadores atuais e mais atraente para os funcionários em potencial. A combinação de qualquer uma das compensações não tributáveis ​​listadas acima pode ser um bônus valioso para os funcionários e uma ferramenta de planejamento de retenção para os empregadores.

O que é um plano de opções de ações para funcionários no contexto de benefícios adicionais?

Os planos de compra de ações permitem que os funcionários lucrem com a valorização das ações do empregador.

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Um dos benefícios adicionais que você pode ter oferecido a você em algumas empresas é um plano de propriedade de ações de funcionários, ou um ESOP. Dependendo da empresa, pode ser uma oportunidade de investimento promissora. Esses planos conferem aos funcionários o direito, mas não a obrigação, de comprar ações da empresa a um preço atraente. Os ESOPs ganharam muito dinheiro ao longo dos anos para muitos funcionários em empresas de muito sucesso.

Opções de ações.

Uma opção de compra de ações dá ao titular o direito de comprar ou vender uma quantidade específica de uma determinada ação em uma data específica e a um preço fixo, chamado de "preço de exercício". Uma opção de compra dá ao titular o direito, mas não a obrigação, de comprar uma ação, enquanto uma opção de venda permite que o detentor da opção venda. Em um plano de propriedade de ações de funcionários, os funcionários sempre recebem opções de compra. Por exemplo, uma opção de compra em 1.000 ações da AT & T; as ações podem ter um preço de exercício de US $ 20 e uma data de expiração de 1º de março de 2015. Isso significa que o detentor da opção pode adquirir 1.000 AT & T; ações em 1 de março de 2015, por US $ 20 por ação, ou um total de US $ 20.000.

Lucrando com a Opção.

Opções são instrumentos financeiros alavancados. Em uma opção de compra, se a ação se valorizar, o detentor da opção lucra muito mais do que o acionista que vende a ação para o detentor da opção. Se, por exemplo, AT & T; as ações estão sendo negociadas a US $ 22 em 1º de março de 2015, o detentor da opção pode comprar as ações por US $ 20 e vendê-las no mercado aberto por US $ 22, lucrando US $ 2 por ação ou US $ 2.000 no total. Se a AT & T; está negociando a apenas US $ 20 na data de vencimento da opção, a opção é inútil, porque qualquer um pode comprar as ações no mercado de ações pelo mesmo preço. Nesse exemplo, uma simples variação de 10% no preço das ações elimina todos os lucros potenciais do investidor.

As opções de compra oferecidas nos planos de compra de ações dos funcionários contam com uma limitação: os funcionários não podem aceitar opções se saírem da empresa. Por exemplo, um plano de empregado pode conceder ao trabalhador o direito de comprar ações da empresa em dois anos, e estipula que o indivíduo ainda deve ser empregado pela empresa em dois anos para exercer as opções. Alguns planos permitem que os descendentes herdem as opções se o empregado falecer. Essas opções fornecem um forte incentivo para os funcionários permanecerem na empresa se o estoque estiver apresentando um bom desempenho.

As corporações têm inúmeras razões para instituir os ESOPs. Primeiro, eles ajudam a reter bons talentos. Além disso, os funcionários que possuem ações da empresa tendem a trabalhar mais, pois quanto mais lucrativa a empresa, mais alto o preço das ações tende a ser e mais valiosas as opções. Os ESOPs também são uma forma financeiramente atraente de compensação para a empresa emissora. Se os negócios são ruins e o preço das ações é baixo, as opções não são exercidas. Durante tempos difíceis, a empresa não precisa imprimir nem distribuir novas ações para os detentores de opções. Se o preço das ações for alto e os empregados exercerem as opções, a empresa emitirá novas ações e perderá algum dinheiro vendendo-as aos trabalhadores a preços abaixo do mercado. Se o preço das ações for suficientemente alto para garantir o exercício das opções, a empresa provavelmente poderá arcar com esse ônus.

Referências (2)

Créditos fotográficos.

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Sobre o autor.

Hunkar Ozyasar é o antigo estrategista de títulos de alta rentabilidade do Deutsche Bank. Ele foi citado em publicações, incluindo "Financial Times" # 34; e o Wall Street Journal. & # 34; Seu livro, "Quando a gestão do tempo falhar", & # 34; é publicado em 12 países, enquanto os artigos financeiros de Ozyasar são apresentados no Nikkei, o principal serviço de notícias financeiras do Japão. Ele possui um Master of Business Administration pela Kellogg Graduate School.

Remuneração de Executivos - Guia de Técnicas de Auditoria de Benefícios Fringe (02-2005)

Mais em arquivo.

NOTA: Este guia é atualizado até a data de publicação. Como as mudanças podem ter ocorrido após a data de publicação que afetariam a precisão deste documento, não há garantias quanto à precisão técnica após a data de publicação.

Os executivos corporativos geralmente recebem benefícios extraordinários que não são oferecidos a outros funcionários corporativos. Qualquer propriedade ou serviço que um executivo receba em vez de ou além de salários tributáveis ​​regulares é um benefício adicional que pode estar sujeito à tributação. Em 1984, o Código da Receita Federal (“Código”) foi emendado para incluir o termo “benefícios extras” na definição de renda bruta encontrada no §61. Um benefício adicional fornecido em conexão com a prestação de serviços, independentemente de sua forma, deve ser tratado como uma remuneração que pode ser incluída no rendimento de acordo com o §61.

Se um determinado benefício adicional é tributável depende se há uma exclusão estatutária específica que se aplica ao benefício. Por exemplo, quando o §61 foi alterado para incluir o termo “benefícios adicionais”, o §132 foi adicionado para fornecer exclusões para certos benefícios adicionais comumente fornecidos que não haviam sido abordados anteriormente no Código. A seção 132 fornece exclusões para franjas de condição de trabalho, franjas de minimimis, serviços de custo adicional, descontos qualificados de funcionários, despesas de mudança qualificadas, franjas de transporte qualificadas e serviços qualificados de planejamento de aposentadoria.

Embora seja claro que os benefícios adicionais são tributáveis, os empregadores não podem tratá-los como salários para fins de imposto de renda e emprego. Os empregadores podem classificar um benefício adicional tributável em contas de despesas que não sejam a remuneração, resultando em uma falha em sujeitar o benefício adicional aos impostos de renda e emprego.

Como o tratamento fiscal dos benefícios adicionais pode variar dependendo dos fatos e circunstâncias sob os quais eles são fornecidos, pode ser útil seguir uma análise em três etapas ao examinar um item específico que um empregador fornece ou disponibiliza a um executivo.

Existem vários problemas potenciais em relação aos benefícios adicionais; no entanto, este documento foi elaborado para descrever os mais comumente fornecidos aos executivos. Existem tanto questões de imposto de renda quanto de emprego relacionadas a benefícios adicionais.

A seguir discute algumas das franjas mais comuns fornecidas aos executivos.

Caixas Atlânticas / Suítes de Entretenimento Cultural - No caso de um camarote ou outro camarote privado de luxo alugado para mais de um evento, a quantia permitida como dedução segundo o Código §274 (l) (2) com respeito a tais eventos não excederá a soma do valor nominal de um (s) bilhete (s) de assento não luxuoso para o número de assentos na caixa de luxo. Caixas de luxo alugadas por partes relacionadas ou indivíduos são tratadas como um único contrato para determinar se uma caixa de luxo é alugada para mais de um evento. Ver Aviso 87-23, 1987-1 CB 467, 469. O montante remanescente para participação no evento é limitado a despesas comerciais ordinárias e necessárias que também satisfaçam todos os requisitos previstos em §274 (a), (d) e (n) ) para dedução de despesas de entretenimento. Da mesma forma, a compra de um camarote é a compra de uma instalação sujeita ao parágrafo 274 (a). Os eventos atendidos podem necessitar de exame para verificar se as limitações de dedução do IRC §274 (n) foram corretamente aplicadas. Se o camarote comprado ou alugado for usado pessoalmente pelos altos executivos da corporação, o valor do benefício pode ser uma receita tributável para os executivos.

Prêmios / Bônus - Uma Empresa pode utilizar uma série de métodos para compensar os serviços prestados pelos executivos. Atenção adicional deve ser dada aos planos de pagamento executivo e planos usados ​​para determinar os bônus e / ou prêmios. Geralmente, todos os pagamentos, independentemente da forma, são pagamentos sob a forma de compensação se surgirem de uma relação de trabalho ou estiverem associados ao desempenho de serviços. Os pagamentos sob a forma de remuneração incluem (mas não estão limitados a) salários, salário, gratificações, indenizações, benefícios adicionais, benefícios de aposentadoria e outras compensações diferidas. Prêmios e / ou gratificações pagas a executivos-chave devem ser cuidadosamente revisados ​​para determinar se devem ser incluídos como remuneração sob o §162 (m). As corporações começaram a oferecer prêmios e gratificações em dinheiro aos executivos. Atenção deve ser dada aos pagamentos feitos em nome dos executivos. Pode ser necessário revisar as faturas para o endereço "enviar para" para itens de grande porte que parecem ser de natureza pessoal.

Associações de clubes - Em vigor desde o ano calendário de 1994, o § 274 (a) (3) determina que nenhuma dedução é permitida para as quotas do clube. Isso inclui todos os tipos de clubes, incluindo clubes sociais, esportivos, esportivos, clubes de companhias aéreas, hotéis e clubes “comerciais” para todos os valores pagos ou incorridos após 1993. Regulamentos § 1.274-2 (a) (2) (iii) e (e) (3) (ii) (b) esclarece que os propósitos e atividades de um clube, e não seu nome, determinam se ele é coberto pela disposição de glosa. O empregador tem a opção de incluir o valor da associação ao clube na renda do funcionário ou renunciar a qualquer dedução pelas quotas do clube. IRC § 274 (e) (2). Dito de outra forma, a empresa pode deduzir o custo se tratar as dívidas do clube como compensação que pode ser incluída na renda bruta e nos salários. No entanto, se a dedução do empregador para quotas do clube não for permitida pelo § 274 (a) (3), o Regulamento § 1.132-5 (s) estabelece que o valor, se houver, da condição de trabalho de um funcionário se refere ao funcionário prestado a afiliação ao clube é determinada sem levar em conta a aplicação do § 274 (a) ao empregado. Para ser excludente como uma condição de trabalho marginal, no entanto, o montante deve qualificar-se para dedução pelo empregado sob o § 162 (a). Note-se que os requisitos do § 274 (d) ainda devem ser cumpridos (ou seja, o tempo, local e finalidade comercial devem ser estabelecidos. Consulte o Regulamento § 1.132-5 (s) (3) para exemplos de aplicação dessas regras.

Embora muitas corporações estejam cientes da lei em relação à dedutibilidade das anuidades do clube e taxas de filiação, elas freqüentemente fazem tais despesas e disfarçam a dedução. As afiliações ao clube foram distribuídas aos executivos que saíram por meio de contratos de indenização. O valor de uma associação de clube distribuída aos executivos no momento da partida é o salário. Um exame minucioso deve ter contratos de trabalho e acordos de rescisão para executivos.

Cartão de Crédito Corporativo - Muitas empresas fornecem cartões de crédito corporativos para executivos e outros funcionários. A diferença entre as contas de cartão de crédito de base e de arquivo e aquelas mantidas para executivos é geralmente o método de reembolso. Executivos de nível superior podem usar o cartão à vontade. Uma declaração mensal pode ser enviada diretamente para a corporação e a conta pode ser paga integralmente sem a apresentação de um relatório de despesas comerciais. Os executivos de nível inferior geralmente são obrigados a apresentar um relatório de despesas e são reembolsados ​​por despesas relacionadas a negócios. Despesas pessoais pagas em nome de executivos são benefícios adicionais tributáveis ​​que devem ser incluídos nos salários.

A determinação de se a corporação tem um plano responsável dentro do significado do §62 (c) e os regulamentos a ela relativos devem ser feitos no início do exame. Se os executivos não precisarem comprovar que as despesas cobradas no cartão de crédito corporativo foram para despesas comerciais, o reembolso é considerado como tendo sido feito segundo um plano não responsável e todo o reembolso é tributável ao executivo, e os salários para imposto sobre o trabalho finalidades. Ver Regulamento § 1.62-2.

Sala de jantar executiva - As refeições fornecidas nas instalações comerciais do empregador e para conveniência do empregador são excluídas da renda sob o §119 do IRC. No caso de uma instalação de alimentação operada pelo empregador, as regras do IRC §132 (e) (2) devem ser cumpridas para que a renda seja excluída como uma franja de minimis. Os quatro testes descritos no Regulamento do Tesouro §1.132-7 (a) (2) devem ser atendidos para que o valor das refeições seja excluído da renda bruta de um empregado. Esta exclusão de renda está disponível para funcionários altamente remunerados somente se o teste de “custo operacional direto” dos Regulamentos §1.132-7 (a) (1) (i) for satisfeito. As regras de não discriminação sob § 1.132-8 também devem ser cumpridas. As regras de benefícios adicionais incorporam os padrões do § 410 (b) ao determinar se o benefício é fornecido em uma base não discriminatória. Ver Regulamentos § 1.132-8 (d). Para fins de aplicação dessas regras de não discriminação, um funcionário altamente remunerado ("HCE") de 2003 é um funcionário que atende a um dos seguintes testes:

O empregador pode optar por ignorar o teste (2) se o empregado também não estiver no top 20% dos empregados, quando classificado por remuneração no ano anterior. A definição de HCEs para fins de benefícios adicionais incorpora o padrão sob o § 414 (q).

Empréstimos - Sem Custo / Baixo Custo / Compensação Disfarçada - Várias empresas fizeram empréstimos ou concederam crédito a seus executivos. Estes empréstimos foram sem custo ou baixo custo. Em alguns casos, os termos foram tais que o empréstimo é realmente uma compensação disfarçada. Os fatores que são indicativos de um empréstimo de boa-fé são 1) existência de uma nota promissória, 2) pagamentos em dinheiro de acordo com um cronograma de pagamento especificado, 3) juros cobrados e 4) há garantia para o empréstimo.

Empréstimos a executivos devem ser revisados ​​para determinar se são autênticos e para determinar se os termos estão sendo seguidos. Existe um documento escrito detalhando os termos do empréstimo, o pagamento ao longo de um certo número de anos ou o pagamento sob demanda; é a taxa de juro no mercado ou a uma taxa de juro abaixo do mercado; é o empréstimo listado no balanço patrimonial da empresa como um recebível? Os termos do empréstimo estão sendo seguidos - pagamentos devem ser feitos mensalmente e o executivo não está fazendo pagamentos, etc. Os termos do empréstimo podem incluir perdão de parte ou todo o empréstimo se o executivo permanecer na empresa por um certo número de anos. etc.

I. R.C. §7872 trata do tratamento de empréstimos com taxas de juros abaixo do mercado; Aplica-se especificamente ao que denomina empréstimos relacionados à compensação, que incluem empréstimos abaixo da média, direta ou indiretamente, entre um empregador e um empregado. Em geral, o § 7872 opera para imputar juros sobre empréstimos abaixo do mercado. No caso de empréstimos do empregador / empregado, o empregador é tratado como transferindo o interesse perdido para o empregado como compensação adicional e o empregado é tratado como pagando juros de volta ao empregador. Aplicam-se regras diferentes, dependendo se um empréstimo é um empréstimo à vista (7827 (a)) ou um empréstimo a prazo (7872 (b)). Um empréstimo à vista é um empréstimo abaixo do mercado, se não prevê uma taxa de juros pelo menos igual à taxa federal aplicável. Um empréstimo a prazo é um empréstimo abaixo do mercado se o valor presente de todos os montantes devidos sobre o empréstimo for menor do que o valor do empréstimo (ou seja, o rendimento até o vencimento é inferior à taxa federal aplicável). Com relação aos empréstimos à vista, os pagamentos de juros imputados e a transferência considerada de compensação adicional são tratados como sendo feitos anualmente. Com relação aos empréstimos a prazo, o credor é tratado no momento dos empréstimos como transferindo a diferença entre o valor do empréstimo e o valor presente de todos os pagamentos futuros sob o empréstimo como compensação adicional. O empréstimo a prazo é então tratado como tendo desconto de emissão original igual ao valor da transferência considerada de remuneração adicional e, portanto, sujeito às disposições de desconto de emissão originais de § 1272 e seguintes. Seq. Existe uma exceção de minimis da aplicação das regras de imputação do § 7872 se os empréstimos entre as partes em conjunto não excederem US $ 10.000. (7872 (d) (3)). A exceção de minimis não se aplica se um dos principais objetivos do empréstimo for a elisão fiscal.

Empréstimos pessoais a executivos e diretores de empresas públicas são proibidos pela Lei Sarbanes-Oxley de 2002, que entrou em vigor em 30 de julho de 2002. Empréstimos pessoais em aberto na data de promulgação não são proibidos, desde que não haja modificação relevante ou renovação do empréstimo a partir da data de promulgação. Nem empréstimos nem uma extensão de crédito podem ser renovados após a data de promulgação da Sarbanes-Oxley. Esta lei não se aplica a empresas privadas. Alguns empréstimos a executivos são essencialmente uma remuneração disfarçada baseada nos termos do empréstimo. As seções 61 (a) (1) e 61 (a) (12) definem a receita bruta para incluir a compensação por serviços e receita de quitação de dívidas. Reg. O §1.61-12 (a) prevê que, se um indivíduo realiza serviços para um credor, que em compensação pelos serviços, cancela a dívida, o devedor realiza a renda no montante da dívida como compensação pelos serviços. A quitação do rendimento de endividamento por um empregado de um empregador nestas circunstâncias é um pagamento sob a forma de compensação e, portanto, é incluível no rendimento bruto e nos salários para efeitos de imposto sobre o emprego.

Foram levantadas questões relativas ao perdão de empréstimos (permanecer no emprego da corporação por um período de quatro anos), métodos de pagamento incomuns (estoque em vez de dinheiro) e datas extremas de reembolso (reembolso pela confiança do executivo após a morte do executivo e sua esposa). Empréstimos são freqüentemente usados ​​para disfarçar a compensação; portanto, a intenção subjacente deve ser examinada e abordada.

Serviços de Outplacement - Serviços de recolocação fornecidos exclusivamente para executivos não são excluíveis da receita bruta. O serviço deve ser fornecido a todas as classes de funcionários; no entanto, o nível de serviço proporcionado aos executivos pode diferir muito daquele fornecido aos funcionários de nível inferior (Receita 92-69, 1992-2 C. B. 51). Os serviços também devem atender aos requisitos de um benefício adicional de condição de trabalho descrito no IRC §132.

Descontos para Funcionários Qualificados - Esta exclusão aplica-se a uma redução de preço que um empregador dá a um executivo sobre propriedade qualificada, §132 (c) (4), ou serviços oferecidos a clientes no curso normal da linha de negócios em que o funcionário executa serviços substanciais. . Não se aplica a descontos em imóveis ou descontos em bens pessoais de um tipo comumente detidos para investimento (tais como ações e títulos) §132 (c). Existem regras específicas que devem ser seguidas se o empregado for altamente compensado (ver Aviso 2002-71, 2002-45 I. R.B. 830). O Regulamento do Tesouro §1.132-1 (b) (1) não permite descontos da empresa para diretores e contratados independentes. Tornou-se bastante comum que ex-diretores sejam contratados pela empresa após a aposentadoria e continuem a receber descontos. Os descontos para funcionários qualificados devem ser fornecidos de forma não discriminatória. Veja geralmente Regulamentos § 1.132-8. Este regulamento incorpora os padrões de não discriminação do § 410 (b) e a definição do § 414 (q) de HCE. Ver Regulamentos § 1.132-8 (d) e (f).

Transporte relacionado à segurança - O Regulamento § 1.132-5 (m) (1) estabelece que, se existir uma preocupação de segurança genuína e orientada para os negócios, e um programa de segurança geral existir, o funcionário poderá excluir o excesso do valor do transporte fornecido pela empresa. o empregador sobre o montante que o empregado teria pago pelo mesmo meio de transporte, sem a preocupação legítima com a segurança. No que diz respeito ao transporte aéreo, a expressão “mesmo modo de transporte” significa transporte aéreo comparável.

Uma preocupação legítima relacionada à segurança empresarial só existe se os fatos e as circunstâncias estabelecerem uma base específica para preocupação com relação à segurança do executivo (§1.132-5 (m) (2) (i)). Uma preocupação generalizada com a segurança do executivo não acionará a aplicação da exclusão de segurança (§1.132-5 (m) (2) (i)). Sob § 1.132-5 (m) (2) (i), o empregador deve demonstrar a existência de uma preocupação de segurança de boa-fé. Uma preocupação genuína de segurança existe se os fatos e as circunstâncias demonstrarem uma base específica para preocupação com a segurança do funcionário. Exemplos de bases específicas para uma preocupação legítima de segurança incluem uma ameaça específica a prejudicar o funcionário ou um histórico recente de atividade terrorista violenta na área geográfica na qual o transporte é fornecido.

A seção 1.132-5 (m) (2) (ii) estabelece que um programa geral de segurança deve ser estabelecido. Para estabelecer a existência de um programa geral de segurança, o empregador deve geralmente estabelecer que a segurança é fornecida ao funcionário 24 horas por dia.

No entanto, de acordo com o §1.132-5 (m) (2) (iv), um programa de segurança geral é considerado se as seguintes condições forem satisfeitas:

Um estudo de segurança independente poderia concluir, por exemplo, que a segurança durante as viagens aéreas é necessária, mas a segurança 24 horas por dia é desnecessária.

As despesas incorridas pelos serviços de segurança serão normalmente deduzidas em "Outras deduções". Uma revisão dos formulários W-2/1099 e dos contratos de emprego pode fornecer informações relacionadas aos serviços de segurança.

Após o exame, constatou-se que casas de executivos foram fortificadas com salas especiais ou outros dispositivos de segurança. É importante avaliar o nível de segurança oferecido aos principais executivos e suas famílias para determinar se os estudos de segurança estão sendo seguidos.

Seguro de vida do cônjuge / dependente - Prêmios de seguro de vida de grupo pagos para garantir a vida de um cônjuge ou dependente de um executivo são incluídos na renda bruta do executivo (Regulamento do Tesouro §1.61-21 (b) (1)). O “custo” do seguro de vida a termo do grupo dependente deve ser determinado de acordo com a Tabela I do § 1.79-3 (d) (2) dos regulamentos. Os empregadores tentam classificar esses pagamentos como um benefício extra deminimis; no entanto, o Governo tem uma visão muito estreita desta provisão (PLR 200033011). O seguro de vida Split-Dollar fornecido para o cônjuge de um executivo deve ser examinado. Para mais orientações, consulte o ATG intitulado "Split Dollar Life Insurance".

Transporte - Se um empregador fornecer um carro ou outro veículo rodoviário para uso do executivo, a quantia excludente como benefício adicional de condição de trabalho é a quantia que seria permitida como despesa comercial dedutível se o executivo pagasse pelo seu uso (§1.132-5). (b)). O uso pessoal do veículo pelo executivo é tributável. O valor é geralmente determinado por referência ao valor justo de mercado, a menos que um dos métodos especiais de avaliação seja utilizado (§1.61-21 (b) (4)). As três regras especiais de avaliação para automóveis são:

Existem requisitos específicos que devem ser atendidos para usar essas regras especiais de avaliação. Por exemplo, o empregador deve fornecer ao empregado um veículo para se deslocar por razões comerciais não compensatórias de boa fé para usar o.

regra de avaliação pendular.

Motoristas - O benefício tributável em relação a um chofer é determinado separadamente do benefício tributável do uso de um veículo. Para determinar o benefício tributável, a porcentagem de uso de negócios deve ser determinada. Veja §1.61-21 (b) (5). Se os serviços do motorista forem obtidos por razões de segurança, consulte § 1.132-5 (m).

Estacionamento pago pelo empregador - O termo “franja de transporte qualificado” (§132 (f)) inclui: 1) transporte em um veículo rodoviário entre a residência do executivo e o local de trabalho; 2) qualquer passe de trânsito; e 3) estacionamento qualificado. O valor do estacionamento fornecido a um executivo em ou perto das instalações comerciais do empregador é excluído da renda bruta se o limite mensal estatutário não for excedido (§132 (f), 1.132-9, e Aviso 94-3 (fornecendo regras de avaliação )).

As despesas de transporte podem ser deduzidas em Outras deduções e depreciação na declaração de imposto. Uma revisão dos pacotes de benefícios, contratos de trabalho e formulários W-2/1099 pode indicar possíveis problemas nessa área.

Transferência de Renda - Propriedade fornecida ou concedida a funcionários ou executivos inclui toda a remuneração concedida pela troca de serviços. Remuneração também pode assumir a forma de propriedade. A propriedade pode incluir propriedades reais e pessoais que não sejam dinheiro ou uma promessa não financiada e não garantida de pagar dinheiro no futuro. Property may also include a beneficial interest in assets (including money) which can be transferred or set aside from the claims of the creditors of the transferor, such as in a trust or escrow account. See Regulation §1.83-(3)(e).

Property other than cash may be represented in a number of forms. It may include stock or personal property including real estate, furniture, equipment, personal computers and or cellular phones.

Employee Use of Listed Property - Special recordkeeping rules apply to computers except for those used exclusively at the business establishment and owned or leased by the person operating the business. Detailed records are required to establish business use of computers that can be taken home or are kept at home by the executives. There are no record keeping exceptions like “no personal use” available for computers. See Code §280F(d)(4)(B) and §274(d)(4), and cf. Reg. §1.274-6T(a)(2) and§ 1.280F-6T(b)(3)(ii).

Similar recordkeeping problems arise for cellular and car phones placed in service after 1989. Code §280F(d)(4)(A)(v) as adopted under OBRA ’89 identifies these items as listed property. This requires documentation of business usage in order for the purchase and operational cost to be an allowable deduction and not included as income to the executive.

In addition, the taxable income in connection with the transfer of tangible property must be determined utilizing one of the prescribed methods listed in Regulation §1.482-3. It has become common place for corporations to purchase homes for relocating executives or to provide low or no interest loans for the purchase of homes. Executives generally maintain a home office that may be furnished by the corporation. Sometimes upon termination of employment the furnishings and equipment are transferred to the executive as part of their severance package.

Relocation Exepenses – The value of relocation benefits may be includable in gross income. Section 82 provides that there shall be included in gross income (as compensation for services) any amounts received as payment for or reimbursement of expenses of moving from one residence to another which is attributable to employment. However, § 132(g) provides an exclusion for qualified moving expense reimbursements. Under § 132(g), an employee may exclude the amount paid or reimbursed by the employer that would be deductible under § 217. Under § 217, only the costs of moving personal belongings and traveling to the new location are deductible. Costs such as meals and lodging in temporary quarters are not deductible under § 217. In addition, other costs paid by the employer, such as brokerage fees, property taxes, insurance, fix-up expenses, and reimbursement for losses with respect to the sale of the prior home are includable in gross income.

Non-commercial Air Travel - If an executive (or family member) uses the employer’s aircraft for personal reasons, the use must be valued and included in taxable wages (§1.61-21(g)). The valuation will depend on whether the flight is primarily business or personal and whether o r not the executive is a “control employee” (§1.61-21(g)(8)). The value of the flight is determined by reference to fair market value unless the special valuation rules known as the Standard Industry Fare Level formula (”SIFL”) are elected (§ 1.61-21(g)(5)). There is a lower SIFL inclusion amount if the air travel is a security related benefit meeting the requirements of §1.132.5(m)(2)(iii).

Even though the amounts attributable to the personal use of the aircraft exceed the amounts treated as compensation to the executive, the employer’s deduction is not limited, unless deduction is limited by the recently enacted amendment to § 274(e)(2), discussed below. The courts have consistently held that the taxpayer’s deductions for operation of the aircraft were in no way limited by the value reportable as compensation for personal use of the aircraft. Midland Financial Co. v. Commissioner , T. C. Memo 2001-203; National Bancorp of Alaska, Inc. v. Commissioner , T. C. Memo 2001-202; Sutherland Lumber-Southwest, Inc. v. Commissioner , 114 T. C. 197, aff’d 255 F.3d 495 (8th Cir. 2001). The Service acquiesced to Sutherland (AOD 2002-02).

Section 274(e)(2) was recently added by the Jobs Act of 2004 to provide that the employer's deduction is limited to the amount included i n the executive's income. The amendment was expressly intended to reverse Sutherland Lumber. It applies with respect to individuals who are subject to the reporting requirements under § 16(a) of the Securities Act of 1934 (the president, principal financial officer, principal accounting officer, any vice president in charge of a principal business unit, or any other officer who performs a policy making function). Under § 274(e)(2), with respect to covered executives, a corporation may not deduct the expense of operating aircraft in excess of the amount included in the executive's income, which is generally based on the SIFL valuation methodology. New § 274(e)(2) applies to expenses incurred after October 22, 2004.

The deduction on the return for this expense will normally be found under “Travel and Entertainment” or “Officer Compensation”. A review of the flight log, flight schedules, W-2/1099 forms, Compensation Committee Minutes, and employment contracts will usually provide the information needed to compute the amount to be included in taxable wages. Corporations will normally include a portion of the imputed amount in wages; however, these amounts are often computed incorrectly. It has been found that departing executives may enter into consulting contracts that contain provisions “allowing the worker the same travel status and privileges as other senior company executives”. This has been interpreted to mean that such workers are allowed to utilize the service of the corporate aircraft rather than travel by commercial means.

Employer-paid vacations – The value of employer-provided vacations generally is includable in gross income and wages. The value of a vacation is generally not excludable as a working condition fringe benefit because vacation expenses are personal expenses. A working condition fringe is any property or service provided to an employee of an employer to the extent that, if the employee paid for the property or service, the amount paid would be allowable as a deduction under §§ 162 or 167 (§1.132-5(a)). In general no deduction shall be allowed under § 162 for personal, living, and family expenses. An example of personal expenses would include expenses incurred in traveling away from home (which include transportation expenses, meals, and lodging) and any other transportation expenses not deductible under §162 (§1.262-1(a) and 1.262-1(b)(5)).

However, special rules exist for air travel provided in connection with trips that are part business and part personal. See Regulations § 1.61-21(b)(6)(iii). In addition, a portion of the cost of air travel may be e xcludable if there is a security related concern within the meaning of § 1.132-5(m).

This expense may be deducted under Other Deductions, Travel and Entertainment, or Employee Benefits. A review of the flight logs for the corporate jet may reveal vacation trips taken by executives and their families.

Spousal or Dependent Travel – No deduction under §274(m)(3) shall be allowed for travel expenses paid or incurred for a spouse, dependent, or other individual accompanying the executive on business travel unless –

If the employer elects to treat the travel of the spouse as compensation and tax the executive accordingly, the employer can deduct the travel expenses. IRC § 274(e)(2). The amounts must be reported in the executive’s W-2 as originally filed. The employer must also withhold taxes with respect to the amounts included in gross income. (§1.132-5(t); 1.274-2(f)(2)(iii)). The limitations set out in §162(m) must be considered when spousal travel is included in executive compensation.

If an employer’s deduction under § 162(a) is disallowed by § 274(m)(3), the amount of the employee’s working condition fringe benefit relating to the employer-provided travel is determined without regard to § 274(m)(3). However, to be excludable as a working condition fringe, the amount must otherwise be deductible under § 162 by the employee if incurred by the employee. The amount will be excludable as a working condition fringe if it can be shown that spouse’s presence has a bona fide business purpose and if the employee satisfies the substantiation requirements under § 274(d). If the spouse’s travel is not excludable as a working condition fringe, then the employee must include the value of the spouse’s travel in gross income. See Regulations §§ 1.132-5(t); 1.61-21(a)(4).

A deduction for this expense would normally be found under Travel and Entertainment or Employee Benefits. A review of the flight logs and schedules may indicate when spouses or other related parties accompany the employee on trips or vacations. It may also be necessary to issue an IDR asking for specific information related to travel.

Wealth Management – As part of their employment agreement or as a separate written or oral agreement, many executives are provided either a sum of money for financial planning or the services of the accounti ng firm used by the company. The use of financial planning services is a service that an executive receives in lieu of compensation and is a taxable fringe benefit, receiving a sum of money for financial planning is also compensation unless the requirements of § 132(m) are met.

Qualified Retirement Planning - Beginning with the year 2002, §132(a)(7) excludes from gross income qualified retirement planning services. The services are defined in §132(m) as any retirement planning advice or information provided to an employee and his spouse by an employer maintaining a qualified employer plan. The employer may not discriminate in favor of highly compensated executives. The nondiscrimination rule states that the exclusion is allowable for highly compensated employees only if the retirement planning services are available on substantially the same terms to each member of the group of employees normally provided education and information regarding the employer’s qualified employer plan (which is defined as a plan, contract, pension or account described in §219(g)(5)). For the purposes of CIC taxpayers, this would be stock bonus, pension or profit sharing plans with a qualified trust, not the executive’s nonqualified deferred compensation.

You can identify this issue by requesting information about services provided by the company to the executives for income tax preparation, financial planning, or other accounting services. A review of the executive’s employment agreements and benefits will also assist in identifying this issue. A cursory review of the corporation’s outside accounting expense account(s) may lead to identification of this issue.

An Employer May Pay the Employee’s Share of FICA Taxes.

An employer may pay the employee FICA tax imposed by §3101 owed with respect to a fringe benefit. The payment of the employee’s FICA tax constitutes a payment of additional wages for FICA and income tax withholding purposes. (§31.3401(a)-1(b)(6)).

Rev. Proc. 81-48, 1981-2 CB 623, and Revenue Ruling 86-14, 1986-1 CB 304, provide a formula for purposes of calculating an employee’s FICA wages when the employer pays the FICA tax without deducting the amount of the tax from the employee’s pay. For example: In 2004, an employer pays an employee $300 weekly and arranges to pay the employee FICA tax without deducting the amount of the tax from the $300. The rate of FICA tax is 7.65%. The amount of wages, social security wages, and Medicare wages is $324.85 as computed using the formula shown below.

W = The employee’s total FICA wages after the increase reflecting the pyramiding effect referred to in § 2.04 of the revenue procedure. S = Stated pay (the pay before taking into account the increase in wages).

R = Rate employee FICA tax.

SEC Items such as Form 10-K (Items 10, 11, and 12) and Form 4 can be used to identify executive compensation issues. The Form 4, Statement of Changes in Beneficial Ownership, may indicate whether stock was used for loan repayments. (Sarbanes-Oxley Act restricts the use of loans after July 30, 2002).

The following line items on the income tax return frequently contain taxable fringe benefits; the list is not all inclusive :

Request a listing of the executives and officers from the taxpayer to identify the highly compensated executives. A representative group of executives may be selected for an in-depth examination. At a minimum the selection should include the SEC §16b executives (CEO and the other four highest compensated officers) for publicly traded companies.

The following steps should aide in the examination of Executive Fringe Benefits:

Information Document Request Forms – The attached IDRs are samples containing items that should be considered when examining executive fringe benefits. The requirements of the Team Coordinator, Team Manager, or Taxpayer will dictate the format and manner in which these items should be requested.

Articles – A list of articles that may be of use when examining executive fringe benefits. The articles have been selected because they provide insight into the world of executive pay. The listing will be updated periodically as new information is reported.

Executive Compensation Articles.

Oink, CEO Pay is Still Out of Control, Here’s Why, Fortune, April 14, 2003 By Jerry Useem.

A Rigged Market for CEOs , Washington Post April 30, 2003 by Steven Pearlstein.

Big Kozlowski , Fortune, December 6, 2002, by Nicholas Varchaver.

CEO Perks That Will Drive You Berserk , Fortune, July 21, 2002 by Andy Serwer and Grainger David.

Getting Paid In Planes, Perks, and Automobiles , Fortune, July 9, 2002 by Jeremy Kahn.

The Great CEO Pay Heist , Fortune, June 11, 2001 by Geoffrey Colvin.

Fringe Benefits.

Fringe benefits are on-the-job benefits that come in a form other than money. Fringe benefits, sometimes called “perks,” are offered by some employers to some employees, usually for the purpose of enticing highly qualified individuals to accept or maintain employment at their companies. This type of non-wage benefit is something counted as taxable income, depending on the perk. To explore this concept, consider the following fringe benefits definition.

Definition of Fringe Benefits.

Benefits given to an employee in addition to his wages or salary.

1945-1950 American business practice.

What are Fringe Benefits.

Fringe benefits are a type of compensation provided to an employee outside of his normal wage or salary. Many years ago, employers began to understand that potential employees give great consideration to the wage or salary offered. In an effort to tempt a qualified individual to accept employment with the company, rather than going to a competing company, many employers began offering non-wage compensation in addition to the actual salary offered.

These fringe benefits, often in the form of employer-paid life and health insurance policies, retirement benefits, and other things that might aid in the recruitment of top quality, skilled workers. In fact, fringe benefits play a large role in keeping workers motivated to do quality work and increase production. Some fringe benefits may be classified as taxable income by the IRS.

Types of Fringe Benefit.

Many employers offer employees an array of fringe benefits in addition to their salaries. Also considered “job-perks,” these benefits cost employers, who pay for such perks, and are therefore considered a portion of the employees’ salaries on their books, even if the benefits are not in the form of money, such as bonuses. There are many types of fringe benefit, and which types are offered often depends on the type of employer, and value of the employee’s position.

Are Fringe Benefits Taxable.

A person applying for, or accepting, a job that provides certain perks may ask himself “are fringe benefits taxable?” The answer depends on the type of fringe benefit offered, and the tax laws at the time. Many job perks are not required to be added into the employee’s taxable income at tax time, others are. The IRS provides a publication on employee fringe benefits, which is targeted at employers, though employees may benefit from it as well.

Non-Taxable Fringe Benefits.

There are many types of non-taxable fringe benefits that may be offered to employees without increasing their tax burden. Some of the most common tax-free types of fringe benefit provided to employees by private and public businesses include:

Insurance Coverage.

Insurance coverage is perhaps the most common fringe benefit provided to employees, though the structure of how insurance is paid for has changed in recent years. Insurance coverage may include employer-paid life insurance, health insurance, and short or long-term disability insurance.

When an insurance coverage fringe benefit is offered, the employer most commonly shares the cost of premiums at a certain percentage, thus reducing the amount for which the employee is responsible. Of course, insurance coverage may be offered entirely at the employer’s expense. Some employers also offer health savings accounts to their employees, often matching the employees’ contributions to the plan.

Childcare Assistance.

Childcare assistance is one fringe benefit that comes in handy for many families, and may increase attendance at work, as well as productivity. This is because parents have additional responsibilities in ensuring their children are well cared-for while they are at work.

Many large employers are offering on-site childcare, either free of charge, or at a discounted price. This allows parents to concentrate on their work, knowing their children are close by, and being cared for. Some smaller employers, while unable to maintain an on-site daycare facility, offer a cost-share for daycare.

Physical Fitness.

Some employers make it a priority to ensure their employees have access to gyms or fitness centers in order to promote a healthy lifestyle, which in turn increases attendance and productivity. Some companies maintain on-site fitness centers, where employees can work out on breaks or other off times, while others offer paid gym memberships, or memberships at a discounted price.

Education Assistance.

Education assistance in the form of tuition reimbursement, or other assistance in adding to an employee’s education or skillset, is one of the more popular types of fringe benefit offered by employers. Helping an employee gain new job-related skills or knowledge helps the company, as the employee is then able to work at a different level in his current position, or may become able to advance into new areas of the business.

Education assistance perks often mean the employer will work around the employee’s school schedule, and may pay all or part of his tuition, and may pay for books and other educational expenses. In many cases, the employer requires a commitment from the employee to remain employed at the company for a minimum period of time after successful completion of the education. This prevents individuals from taking advantage of this fringe benefit, then going to work someplace else.

Qualified Employee Benefits.

Employers may offer certain employees, referred to as “qualified employees,” benefits in the form of profit sharing plans, stock bonus plans or stock options, and money purchase plans. Qualified employee benefits are generally made available only to employees who have worked for the employer for a specified minimum time period. This time period is often set at one year, but may be as long as five years.

In addition to offering incentives to employees who meet the minimum time of employment, the employer may reward employees for certain levels of achievement by giving them a percentage of the company’s profit over a certain amount, or allowing them to purchase stock options at a discounted rate.

Moving Expenses.

When an employer hires an employee who is then expected to move from his current home to another city, state, or even country, it may provide reimbursement for the employee’s moving expenses. This is usually only seen in larger companies, and with high-level employees. This benefit is only non-taxable if the employee moves farther than 50 miles from his current residence.

Michael has worked for Star Mortgage Company for many years, working his way up through the corporate structure. Michael’s hard work is recognized when he is offered a promotion to the position of national sales manager, though accepting the position would mean a 2,000 mile transfer to the corporate office. Michael accepts the promotion, and begins arranging for the move.

Michael incurs expenses for travel to find a home in the corporate hometown, then arranges for a professional moving company to assist with the move. The movers pack the bulk of his family’s items, load them into the large trucks, then transport them to the family’s new home. The fee charged by the moving company exceeds $4,000, but it is a necessary expense.

Other moving expenses include the purchase of boxes and packing wrap for the items packed by the family themselves, and travel expenses for their final trip to the new home. If the company has agreed to pay Michael’s moving expenses, he may submit receipts and a statement of his expenses, and when he is reimbursed, those expenses would not be considered taxable income. This is because Michael moved further than the IRS’ required distance of 50 miles.

Taxable Fringe Benefits.

According to the IRS, any fringe benefit provided by an employer may be taxable, unless it is specifically excluded from taxation. The IRS provides specific information regarding fringe benefits, including which are considered taxable at this link . Some of the fringe benefits that may be taxable under certain situations often include payment of, or reimbursement for, things in an excessive amount. Esses incluem:

Excessive Moving Expenses – if an employer reimburses or pays for an employee’s moving expenses, when the move was less than 50 miles from the employee’s current residence, may be taxed. Excessive Mileage Reimbursement – employer reimbursement for business-related driving of the employee’s private vehicle may be taxable if the total exceeds the IRS’ standard mileage rate. Expense Reimbursement – expense amounts reimbursed to an employee with the employee’s sufficient accounting, may be taxable. Clothing Reimbursement – employer reimbursement for clothing that is not strictly for work on the job, but which is suitable for everyday street wear, is taxable. Working Condition Benefits – any equipment or supplies purchased by an employee that is used for work purposes exclusively, it is tax free. If the item is used for any personal purpose at all, it is taxable. Excessive Education Expenses – Educational assistance for education that is not job-related, or which the amount exceeds the IRS allowable amount is taxable. Awards and Prizes – Employee awards and prizes that are given in cash, are taxable, unless they are given to charity in the employee’s name. Valuable non-cash awards may also be taxable, unless the value is minimal.

Example of Working Condition Benefit:

John owns a private computer technical support company. He leases a new high-end laptop computer, and gives it to his technician Greg so he can work from home, or wherever he is when customers call. As long as Greg only uses the laptop for work purposes, he does not have to pay taxes for it. If he uses the laptop 50% of the time for personal use, he would be required to pay taxes on 50% of the value of the laptop.

The most common working condition fringe benefit is the use of a company car. If the employee uses the car for personal purposes at any time, it must be included in his income and taxed.

Retirement Plan Contributions.

Retirement plan contributions are an important and popular fringe benefit offered to employees. While some companies match the employee’s contribution, made directly from his paycheck, others contribute a specified amount to the plan without requiring the employee to do so himself. Most people consider employer retirement plans to be a vital tool for planning their later lives.

The most commonly seen employer-offered retirement plan today is the 401(k), to which the employer matches the employee’s contribution at 50%. This means that, for an employee who contributes $500 of his paycheck each month to his 401(k) account, the employer contributes $250 each month.

Fringe Benefit Statement.

At the beginning of the year, employers should provide their employees with a statement of both their regular income and any fringe benefits received for the previous year. In this fringe benefit statement, some employers list employer-paid benefits, as well as employee-paid benefits or expenses. At tax time, the employee can refer to the fringe benefit statement in addition to his W2 form, or take the forms to a qualified tax professional.